Wnioski w postępowaniu administracyjnym wnosi się zazwyczaj pisemnie, osobiście, listownie, a czasem i przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. A czy w takim razie wniesienie faksem wniosku, podania, odwołania jest dozwolone? I co zrobić, żeby organ nie wzywał do podpisania takiego podania? O tym już poniżej.

Formy wniesienia wniosku (podania) w k.p.a.

Wniosek o wszczęcie postępowania może zostać złożony w kilku formach:

• • pisemnie;
  • telegraficznie;
  • telefaskem (potocznie zwanym: faksem);
  • ustnie do protokołu;
  • za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej – przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej.

W przypadku podania wniesionego pismem albo ustnie do protokołu k.p.a. wskazuje, że ma ono być podpisane przez wnoszącego, a protokół także przez sporządzającego go pracownika. Z kolei wykorzystanie ostatniej z metod wymaga zaopatrzenia pisma w kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany ePUAP czy uwierzytelnienia go w inny sposób zapewniający możliwość potwierdzenia pochodzenia i integralności weryfikowanych danych w postaci elektronicznej.

Wniesienie faksem wniosku (jak i telegrafem) nie jest już opatrzone w przepisach dodatkowymi obwarowaniami. Oznacza to, że de facto wystarczyłoby złożyć wniosek faksem i organ nie powinien mieć żadnych wątpliwości, że podanie zostało skutecznie złożone.

Jak to jednak wygląda w praktyce działania organów?

Wniesienie faksem wniosku a doktryna i orzecznictwo

Analiza dotychczasowego orzecznictwa potwierdziła, że wniesienie faksem wniosku, podania czy odwołania jest w pełni dopuszczalne, ale różnie interpretowane.

Był czas, kiedy uznawano, że wniesienie faksem wniosku obarczone jest błędem, a więc organ powinien wezwać wnioskodawcę do uzupełnienia braku w postaci podpisania podania. Tak uważano w WSA w Lublinie w 2012 r. czy WSA w Olsztynie w 2013 r.

Później w sprawie kilkukrotnie wypowiadał się Naczelny Sąd Administracyjny (NSA). Przy okazji spraw dotyczących skuteczności wniesienia odwołania faksem w 2015 r. wskazywał, iż w zależności od okoliczności faks może być wystarczającym wniesieniem podania lub zawierającym braki formalne. Od czego to zależy?

1. Faks z wyraźnym podpisem, zdaniem NSA, jest wystarczający. Nie ma wtedy potrzeby wzywać do żadnego uzupełnienia braku.
2. Faks ma rozmazany podpis, techniczny odcisk pieczęci albo nie ma w ogóle podpisu – wtedy organ powinien wezwać do uzupełnienia braków – podpisania. I tutaj można albo podpisać na kopii albo wnieść jeszcze raz wniosek z podpisem.

Jakie było uzasadnienie?

NSA uznało, że w „przypadku wniesienia podania telegraficznie, za pomocą telefaksu również należy wyprowadzić obowiązek jego podpisania, ale z uwzględnieniem sposobu przekazania za pomocą środków technologii przekazu”. Każdorazowy wymóg dodatkowego podpisywania powodowałby, że forma telefaksu nie byłaby samoistna.

Jak skutecznie złożyć faksem wniosek, podanie, odwołanie?

Wprawdzie składanie podań faksem nie jest najbardziej powszechną formą w postępowaniu administracyjnym i sugerujemy raczej korzystanie z tradycyjnych metod składania wniosków, to jest ono w pełni skuteczne, chyba że z przepisów szczególnych wynika obowiązek, aby podanie było złożone w określonej formie, np. pisemnej. Każdorazowo należy więc to zweryfikować.

Zalety faksu:

• szybkość – czasem może się zdarzyć, że potrzebujemy złożyć wniosek jak najszybciej, a osobiście nie możemy go dostarczyć do organu;
• pewność – bezpośrednie uzyskanie potwierdzenia, że podanie dotarło.

Oczywiście przy wielu lub obszernych załącznikach będzie to czasem po prostu niemożliwe, ale już na przykład przy potrzebie dosłania dokumentu bądź złożenia wyjaśnień – jak najbardziej;

Wniesienie faksem wniosku powinno być skuteczne, gdy:

• • z danej procedury nie będzie wymagane np. wniesienie podania pisemnie;
  • wniosek będzie zawierał oryginalny podpis;
  • wyślemy go na właściwy numer telefaksu organu;
  • zachowamy potwierdzenie wysłania faksu.

Należy jednak mieć na względzie, że różne organy, mogą różnie podejść do takiej formy złożenia wniosku. Z ostrożności doradzamy, w przypadku zdecydowania się na taką formę złożenia wniosku, aby dodać w nim jeden akapit, wskazujący, że faks jest skutecznym środkiem doręczenia, wraz z podaniem orzeczenia NSA, potwierdzającego takie stanowisko. Jak mawiają: strzeżonego Pan Bóg strzeże.

Referent
Anna Maciąg

Kontakt: anna.maciag@casus.wroc.pl