RODO a osoby kontaktowe w umowach to ważny temat dla każdego, kto zawiera umowy. W tekście wskazujemy, jak dostosować się do RODO, jeśli przetwarzamy dane osób kontaktowych. No i przede wszystkim wyjaśniamy, co wspólnego ma RODO z osobami kontaktowymi.
Przez RODO rozumiemy Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
RODO a osoby kontaktowe – o co to całe zamieszanie?
Mija już 5. miesiąc obowiązywania RODO, a wątpliwości i pytaniań w zakresie jego stosowania wciąż nie brakuje. Ostatnimi czasy zainteresowano się tematyką osób kontaktowych w umowach, w tym kontraktach budowlanych. Jeżeli przejrzymy zawierane umowy i wymienianą korespondencję pomiędzy stronami umowy, to okaże się, że przetwarzamy tam dane osobowe. A jakie?
- imię i nazwisko pracownika/ przedstawiciela drugiej strony umowy;
- dane teleadresowe: e-mail, numer telefonu, etc.;
- informacje o stanowisku, czasem uprawnienia.
I gwarantuję, że dane są w tym zakresie przetwarzane. Jeżeli na naszym dysku bądź w segregatorze w szufladzie takie dane są, to je przetwarzamy. Przechowywanie danych (w myśl RODO) jest formą ich przetwarzania.
Jak dostosować się do RODO, jeśli przetwarzam dane osób kontaktowych?
Jeżeli przetwarza się dane osobowe osób kontaktowych, to na podstawie art. 13 lub art. 14 RODO należy dopełnić w stosunku do takich osób obowiązku informacyjnego. Należy powiadomić takie osoby o wszystkich wymaganych informacjach (danych administratora, celu, podstawie, okresie przetwarzania, itd.).
Katalog takich informacji podawaliśmy już na blogu w tekście: RODO w zamówieniach publicznych, czyli na początek obowiązek informacyjny.
Tylko kiedy i w jaki sposób poinformować o RODO osoby kontaktowe?
Proponujemy rozwiązanie składające się z 2 elementów:
- w umowie wpisujemy klauzulę z obowiązkiem informacyjnym i każda ze stron oświadcza, że przekaże klauzule osobom, które wskazuje do kontaktu w umowie lub w trakcie jej obowiązywania;
- w stopce e-maila umieszczamy krótką adnotację oraz link do obowiązku informacyjnego i wtedy, korespondując elektronicznie z daną osobą, umożliwiamy jej zapoznanie się z obowiązkiem informacyjnym.
W ten sposób spokojnie można wywiązać się z obowiązków, wynikających z RODO w umowie, w której jedyne dane osobowe to dane: osób, które umowę podpisują i wskazanych przez nich osób do kontaktu.
Uwaga! Jeżeli stroną umowy jest osoba fizyczna bądź osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą (tudzież: spółka cywilna), to wobec takich osób (stron umowy) także należy wypełnić obowiązek informacyjny.
Referent
Anna Maciąg
