Z pewnością wielu wykonawców narzeka na utrudnienia w posługiwaniu się na gruncie zamówień publicznych elektronicznymi fakturami. Najprawdopodobniej już wkrótce się to zmieni. Do Sejmu wpłynął niedawno rządowy projekt ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym, której głównym celem jest wdrożenie przepisów dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych. Zakładane przez polskiego ustawodawcę zmiany mają zapewnić realizację celów, które wyznacza unijny pracodawca, w tym przede wszystkim ograniczenie barier w handlu transgranicznym, które powstają w związku z brakiem ujednoliconych reguł dotyczących składania elektronicznych faktur w zamówieniach publicznych. Poniżej omawiamy, na co należy się przygotować.
Jak powinny wyglądać elektroniczne faktury w zamówieniach publicznych
Na początek definicja. Ustawa posługuje się bowiem tajemniczym pojęciem ustrukturyzowanej faktury elektronicznej, więc warto wyjaśnić, co to jest. Ustrukturyzowaną fakturą elektroniczną ustawodawca nazywa fakturę elektroniczną, o której mowa w art. 2 pkt 32 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, która spełnia wymagania umożliwiające przesyłanie za pośrednictwem platformy. Taka faktura będzie więc posiadała nieco więcej informacji niż standardowa faktura elektroniczna. Przypomnieć należy, że zgodnie z art. 106m ustawy o podatku od towarów i usług podatnik obowiązany jest określić sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur. W przypadku ustrukturyzowanej faktury to nie wystarczy. Te specjalne elektroniczne faktury w zamówieniach publicznych muszą składać się z danych wymaganych przez przepisy o podatku od towarów i usług oraz dodatkowo zawierać:
- informacje dotyczące odbiorcy płatności,
- wskazanie umowy zamówienia publicznego.
Mogą być też zamieszczone inne dane, jeżeli jest to niezbędne z uwagi na specyfikę zamówienia.
Na co trzeba się przygotować?
Dla zamawiających wejście w życie ustawy będzie wiązać z dwoma obowiązkami:
- zamawiający muszą posiadać konto na specjalnej platformie, której funkcjonowanie zapewnić ma Minister właściwy do spraw gospodarki. Konto powinno zostać utworzone przed przewidywanym terminem otrzymania pierwszej faktury,
- zamawiający muszą odbierać od wykonawców elektroniczne faktury w zamówieniach publicznych za pośrednictwem platformy – jest to ich obowiązek i nie jest konieczna ich zgoda na otrzymywanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych i to jest najpewniej największa zmiana jaka czeka zamawiających.
Korzystanie z tej platformy ma być bezpłatne. Co ważne, wykonawcy nie są obowiązani do wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych do zamawiającego. Ponadto, jak podkreśla się w uzasadnieniu do projektu ustawy, docelowo konieczne będzie wdrożenie elektronizacji wszystkich dokumentów, które niejako „towarzyszą” fakturze czyli np. noty korygujące, księgowe, faktury korygujące, protokoły zdawczo- odbiorcze, potwierdzenia dostawy. Szczegóły projektu można znaleźć TUTAJ.
Zakres zastosowania ustawy
W art. 3 projektowanej ustawy określa się jej zastosowania poprzez wskazanie, że obejmuje ona dokumenty przesyłane przez wykonawców i zamawiających w związku z realizacją zamówień publicznych (uwaga- szeroka definicja!), umów koncesji na roboty budowlane lub usługi, a także umów o partnerstwo publiczno- prywatne. Zakłada się jedynie wyłączenie (z zasięgu ustawy) niektórych typów zamówień z uwagi na ich szczególny charakter. Dotyczyć będzie to zamówień objętych klauzulą tajności, związanych z bezpieczeństwem, bronią i amunicją – art. 4 pkt 5 i 5b oraz art. 4b ust.1 pkt 1-3,5 i 6 p.z.p. Co do zasady projektowana ustawa obejmuje więc także zamówienia, co do których nie stosuje się ustawy p.z.p., chociaż w stosunku do tych zamówień zamawiający może odmówić przyjmowania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych np. w SIWZ albo ogłoszeniu o zamówieniu. Należy się spodziewać, że elektroniczne faktury w zamówieniach publicznych będą więc szeroko stosowane.
Podsumowanie
Elektroniczne faktury w zamówieniach publicznych są kolejnym krokiem w drodze ku całkowitej elektronizacji dokumentów na etapie wykonywania zamówień publicznych i mogą się one okazać dużym ułatwieniem dla wykonawców. Ustawa ma wejść w życie z dniem 18 kwietnia 2019 r., z wyjątkiem zapisów art. 8 ust. 2 i 3 (zadania Ministra właściwego do sprawy gospodarki), które wchodzą w życie z dniem 1 stycznia 2019 r. i zamówień, których wartość nie przekracza kwoty 30.000 euro, gdzie przepisy mają być stosowane od 1 sierpnia 2019 r. Póki co czekamy na ostateczne przyjęcie ustawy. W dniu 2 października 2018 r. projekt został skierowany do I czytania w komisjach.
