O tym, że czekają nas kolejne zmiany w zakresie elektronizacji zamówień publicznych pisaliśmy już jakiś czas temu [TUTAJ]. Wtedy zmiany były jednak dopiero w fazie projektowania. W dniu 9 listopada 2018 r. uchwalona już jednak została ustawa o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno- prywatnym. W związku z tym, że zmiany wchodzą za chwilę w życie, przypominamy, co się zmienia i przede wszystkim, kogo dotyczyć będą ustrukturyzowane faktury elektroniczne.
Założenia ustawy
Głównym celem wprowadzanych zmian jest wdrożenie przepisów dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych. Ustrukturyzowane faktury elektroniczne i związane z nimi zmiany mają zapewnić realizację celów, które wyznacza unijny pracodawca. Przede wszystkim chodzi o ograniczenie barier w handlu transgranicznym, które powstają w związku z brakiem ujednoliconych reguł dotyczących składania elektronicznych faktur w zamówieniach publicznych.
Ustrukturyzowane faktury elektroniczne – definicja
Pojęcie „ustrukturyzowane faktury elektroniczne”, choć brzmi tajemniczo, tak naprawdę nie powinno nas przerażać. Ustawodawca odwołuje się bowiem w tym zakresie do spełniającej wymagania umożliwiające przysyłanie za pośrednictwem platformy faktury elektronicznej, o której mowa w art. 2 pkt 32 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Przypomnieć należy, że zgodnie z art. 106m ustawy o podatku od towarów i usług podatnik obowiązany jest określić sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur. W przypadku ustrukturyzowanej faktury to jednak nie wystarczy. Te specjalne ustrukturyzowane faktury elektroniczne muszą składać się z danych wymaganych przez przepisy o podatku od towarów i usług oraz dodatkowo zawierać co najmniej:
- informacje dotyczące odbiorcy płatności,
- wskazanie umowy zamówienia publicznego.
Na co trzeba się przygotować?
Dla zamawiających wejście w życie ustawy będzie wiązać z dwoma obowiązkami:
- zamawiający muszą posiadać konto na specjalnej platformie, której funkcjonowanie zapewnić ma Minister właściwy do spraw gospodarki [TUTAJ]. Przy czym należy pamiętać, że konto powinno zostać utworzone przed przewidywanym terminem otrzymania pierwszej faktury,
- zamawiający muszą odbierać od wykonawców ustrukturyzowane faktury elektroniczne za pośrednictwem platformy – jest to ich obowiązek (co do zasady przynamniej), nie jest to warunkowane zgodą zamawiającego, i to jest pewnie największa zmiana jaka czeka zamawiających.
Korzystanie platformy jest bezpłatne. Co ważne, wykonawcy nie są obowiązani do wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych do zamawiającego. Jest to ich uprawnienie. Ponadto, jak podkreśla się w uzasadnieniu do projektu ustawy, docelowo konieczne będzie wdrożenie elektronizacji wszystkich dokumentów, które niejako „towarzyszą” fakturze czyli np. noty korygujące, księgowe, faktury korygujące, protokoły zdawczo- odbiorcze, potwierdzenia dostawy.
Zakres zastosowania ustawy
W art. 3 ustawy określa się jej zastosowania poprzez wskazanie, że obejmuje ona dokumenty przesyłane przez wykonawców i zamawiających w związku z realizacją zamówień publicznych (szeroka definicja!), umów koncesji na roboty budowlane lub usługi, a także umów o partnerstwo publiczno- prywatne. Z zakresu ustawy zakłada się jedynie wyłączenie niektórych typów zamówień z uwagi na ich szczególny charakter. Dotyczyć będzie to zamówień objętych klauzulą tajności, związanych z bezpieczeństwem, bronią i amunicją – art. 4 pkt 5 i 5b oraz art. 4b ust.1 pkt 1-3,5 i 6 p.z.p. Co do zasady ustawa obejmuje więc także zamówienia, co do których nie stosuje się ustawy p.z.p., chociaż w stosunku do tych zamówień zamawiający może odmówić przyjmowania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych np. w SIWZ albo ogłoszeniu o zamówieniu. Należy się spodziewać, że ustrukturyzowane faktury elektroniczne w zamówieniach publicznych będą więc szeroko stosowane.
Podsumowanie i przepisy przejściowe
Ustrukturyzowane faktury elektroniczne są kolejnym krokiem w drodze ku całkowitej elektronizacji zamówień publicznych i mogą się one okazać dużym ułatwieniem dla wykonawców. Ustawa wchodzi w życie w dniu 18 kwietnia 2019 r. Wyjątkiem są zapisy art. 9 ust. 3 i art. 13 (zadania Ministra właściwego do sprawy gospodarki), które weszły w życie z dniem 1 stycznia 2019 r. W przypadku zamówień, których wartość nie przekracza kwoty 30.000 euro, ustrukturyzowane faktury elektroniczne mają być stosowane od 1 sierpnia 2019 roku. Nowych przepisów nie stosuje się do postępowań wszczętych przed dniem wejścia w życie ustawy i do umów zawartych w wyniku takich postępowań.
